شرح الخطوات كما تعمل فعليًا في نظامكم اليوم، وفق الإعدادات المُهيَّأة على حسابكم.
نظامكم مُهيَّأ على الدورة المحكومة — وهي الدورة الكاملة التي تفصل بين مَن يطلب، ومَن يشتري، ومَن يفحص، ومَن يستلم في المخزن، ومَن يعتمد الفاتورة. كل خطوة توثِّق نفسها، ولا يمكن تخطّي أي منها.
هذه هي الإعدادات التي تحكم الدورة لديكم الآن:
| الإعداد | الحالة | ماذا يعني عمليًا |
|---|---|---|
| وضع الشراء | الدورة المحكومة | مفتاح واحد يفعّل الدورة الكاملة بكل ضوابطها دفعةً واحدة |
| طلبات الشراء | مفعّلة | الأقسام تطلب احتياجاتها، والمشتريات تحوّل الطلب المعتمد إلى أمر شراء |
| طريقة الاستلام | إذن استلام + فحص جودة | البضاعة تُسجَّل عند وصولها، ثم تُفحص، ولا يدخل المخزن إلا الكمية المقبولة |
| لحظة دخول المخزون | عند الاستلام | المخزون يزيد باعتماد أمين المخزن — لا بتسجيل الفاتورة |
| اعتماد أمين المخزن | مطلوب | لا شيء يدخل المخزون تلقائيًا؛ لا بد من اعتماد أمين المخزن |
| مطابقة ثلاثية | مفعّلة | الفاتورة تُطابَق آليًا مع أمر الشراء ومع المستلم فعلًا |
| حد الاستلام | مفعّل | لا يمكن استلام كمية أكبر من المطلوبة في أمر الشراء |
| فاتورة بلا أمر شراء | غير مسموح | كل فاتورة مشتريات لا بد أن ترجع إلى أمر شراء |
| نسبة السماح في الاستلام | صفر ٪ | لا تُقبل أي زيادة عن الكمية المطلوبة |
| نسبة السماح في الفوترة | صفر ٪ | لا تُقبل أي زيادة في قيمة الفاتورة عن المستلم |
| دورة اعتماد بحدود مالية | غير مفعّلة | لا توجد حاليًا حدود مبالغ تستدعي اعتمادًا إضافيًا — الصلاحيات وحدها هي الحاكمة |
| حساب المورّد الخاص | مفعّل | كل مورّد يُرحَّل على حسابه الخاص في دليل الحسابات |
يسجّل القسم صاحب الحاجة طلبًا بالأصناف والكميات المطلوبة.
الحالات: مسوّدة ← بانتظار الاعتماد ← معتمد ← مُحوَّل إلى أمر شراء.
الفائدة: يظل الطلب موثّقًا باسم صاحبه وتاريخه، فيُعرف دائمًا مَن طلب وما الذي طُلب.
تحوّل المشتريات الطلب المعتمد إلى أمر شراء على مورّد، بالأسعار وشروط السداد.
الحالات: مسوّدة ← معتمد ← مؤكَّد ← مُرسَل ← مستلم جزئيًا / مستلم بالكامل ← مُفوتَر جزئيًا / مُفوتَر بالكامل ← مُقفَل.
ملاحظة: الأمر هو المرجع الذي يُقاس عليه كل استلام وكل فاتورة لاحقًا.
عند وصول البضاعة يُسجَّل إذن استلام بالكميات الواردة فعليًا مقابل أمر الشراء.
مهم: في هذه اللحظة لم تدخل البضاعة المخزون بعد — التسجيل فقط.
ينتقل الإذن إلى بانتظار الفحص، فيُسجَّل المقبول والمرفوض من كل صنف.
النتيجة: الكمية المقبولة فقط هي التي تكمل طريقها إلى المخزن. أما المرفوضة فتبقى موثّقة في الإذن ولا تدخل المخزون ولا تُحمَّل على الحسابات.
الحالات: بانتظار الفحص ← مقبول جودةً / مرفوض جودةً.
يصل الإذن إلى بانتظار الاستلام، فيراجعه أمين المخزن ويعتمده.
عند الاعتماد — وعندها فقط — يحدث التالي معًا:
هذه هي اللحظة الفاصلة في الدورة كلها.
تُسجَّل فاتورة المورّد، فيطابقها النظام آليًا على ثلاثة مستندات:
وبما أن نسبة السماح صفر ٪، فأي فرق في الكمية أو القيمة يوقف الاعتماد ويُبلَّغ عنه بوضوح.
الحالات: مسوّدة ← معتمدة ← مُرحَّلة ← مسددة جزئيًا ← مسددة.
يُسجَّل السداد على الفاتورة، فيتحرّك حساب المورّد وتتحدّث حالة الفاتورة تلقائيًا.
هذه ضوابط تعمل من تلقاء نفسها في وضعكم الحالي، دون تدخّل من المستخدم:
| الضابط | ما الذي يمنعه |
|---|---|
| لا استلام يفوق المطلوب | يمنع استلام كمية أكبر من كمية أمر الشراء |
| دورة استلام واحدة نشطة | يمنع فتح أكثر من إذن استلام على نفس الأمر في وقت واحد — فلا تُسجَّل الكمية مرتين |
| فاتورة واحدة لكل إذن استلام | يمنع فوترة نفس الاستلام أكثر من مرة |
| لا فاتورة بلا أمر شراء | يمنع تسجيل مشتريات خارج الدورة |
| لا إضافة مخزنية مستقلة للمشتريات | يمنع إدخال بضاعة مشتراة إلى المخزن من خارج دورة الاستلام |
| لا دخول للمخزون بلا اعتماد أمين المخزن | يمنع زيادة الرصيد دون مسؤول معلوم |
| المطابقة الثلاثية بصفر تسامح | يمنع اعتماد فاتورة تخالف المطلوب أو المستلم |
| المستند | الحالات بالترتيب |
|---|---|
| طلب الشراء | مسوّدة · بانتظار الاعتماد · معتمد · مرفوض · مُحوَّل · ملغي |
| أمر الشراء | مسوّدة · بانتظار الاعتماد · معتمد · مؤكَّد · مُرسَل · مستلم جزئيًا · مستلم بالكامل · مُفوتَر جزئيًا · مُفوتَر بالكامل · مُقفَل · ملغي |
| إذن الاستلام | مسوّدة · بانتظار الفحص · مقبول جودةً · مرفوض جودةً · بانتظار الاعتماد · بانتظار الاستلام · معتمد · ملغي |
| فاتورة المشتريات | مسوّدة · بانتظار الاعتماد · معتمدة · مُرحَّلة · مسددة جزئيًا · مسددة · متأخرة · ملغاة |
الدورة مُهيَّأة ومُفعَّلة، وحساباتها المحاسبية مربوطة. وقبل أول عملية شراء يلزم التالي: